Retouren in der JTL-Wawi buchen, ohne den Bestand zu verfälschen

Ein Kunde schickt die Jacke zurück. Im Shop steht sie schon wieder als verfügbar, obwohl das Paket noch ungeöffnet im Wareneingang liegt. Der nächste Käufer bestellt genau diese Größe. Dein Team muss erklären, warum die Ware nicht da ist.

Eine Retoure ist erst dann verkaufbar, wenn du sie geprüft und in der JTL-Wawi an den richtigen Bestand gebucht hast. Bis dahin bleibt sie aus dem verfügbaren Bestand draußen.

Wann zurückgeschickte Ware wieder zählen darf

Der Moment der Rücksendung und der Moment der Verfügbarkeit sind zwei verschiedene Zeitpunkte. Sobald der Kunde den Widerruf abschickt oder das Label erzeugt, weißt du nur, dass ein Paket unterwegs ist. Du weißt noch nicht, ob die Ware vollständig, unbeschädigt und wiederverkaufbar ist.

Solange das ungeklärt ist, darf die Menge nicht als frei verkaufbar im Shop stehen. Sonst verkaufst du ein Stück, das vielleicht als beschädigt, unvollständig oder noch gar nicht angekommen endet.

Lege für den Wareneingang eine einfache Regel fest. Ungeprüfte Retouren liegen in einem eigenen Bereich und zählen nicht zum Bestand, den der Shop anzeigt. Erst die Prüfung entscheidet über den nächsten Schritt.

Was du vor der ersten Buchung festlegst

Schreibe auf, welche Zustände ihr überhaupt unterscheidet. Für die meisten Shops reichen vier Ergebnisse.

• Die Ware ist vollständig und unbeschädigt und darf wieder in den Verkauf.
• Die Ware ist benutzbar, braucht aber eine Kontrolle, eine Reinigung oder eine neue Verpackung.
• Die Ware ist beschädigt oder unvollständig und bleibt gesperrt, bis jemand über Erstattung, Nachlieferung oder Ausschuss entscheidet.
• Das Paket ist nicht angekommen oder der Inhalt passt nicht zur Meldung.

Dazu gehört, wer diese Entscheidung treffen darf und wie schnell sie fallen muss. Eine Retoure, die drei Tage ungeprüft im Gang steht, blockiert sowohl die Erstattung als auch den nächsten Verkauf.

Kläre auch, welches System die Menge führt. Wenn die JTL-Wawi den Bestand führt, darf niemand die Verfügbarkeit parallel im Shop oder auf dem Marktplatz von Hand hochsetzen. Der nächste Abgleich würde die Korrektur sonst überschreiben oder doppelt zählen.

So prüfst du eine Retoure

1. Ordne das Paket der ursprünglichen Bestellung zu, bevor du es öffnest. Bestellnummer und Artikelnummer müssen zusammenpassen.
2. Prüfe Vollständigkeit, Zustand und Zubehör gegen das, was der Kunde zurückgemeldet hat.
3. Buche nur die geprüfte Menge in den passenden Bestand. Verkaufbar und gesperrt bleiben getrennte Mengen.
4. Löse die Erstattung oder den weiteren Vorgang erst aus, wenn die Buchung zur Prüfung passt.
5. Kontrolliere danach die verfügbare Menge im Shop. Sie darf die gesperrte Ware nicht enthalten.

Dokumentiere Abweichungen mit Bestellnummer und Artikel. Die Aussage, das Paket sei irgendwie nicht in Ordnung, reicht später nicht, wenn der Kunde nach der Erstattung fragt.

Diese Fälle gehören nicht in denselben Topf

Ein Widerruf innerhalb der Frist, eine Reklamation wegen eines Mangels und eine Kulanzentscheidung nach der Frist sehen im Lager ähnlich aus. Für die Buchung und für die Antwort an den Kunden sind sie verschieden.

Beim Widerruf geht es um die Rückabwicklung eines Vertrags. Die Pflicht zum Widerrufsbutton regelt, wie der Kunde den Vorgang anstößt. Sie ersetzt nicht die Prüfung der Ware.

Bei einer Reklamation prüfst du den Mangel, bevor du über Nachbesserung, Ersatz oder Erstattung entscheidest. Beschädigte Ware bleibt gesperrt, auch wenn du den Kaufpreis bereits erstattest.

Kulanz ist eine eigene Entscheidung. Sie sollte nicht automatisch denselben Bestandseffekt haben wie ein vollständiger Widerruf. Sonst wird aus einer Geste ein Bestand, den der Shop sofort wieder verkauft.

Was der Shop danach anzeigen darf

Nach der Buchung vergleichst du die verfügbare Menge in der Wawi mit der Anzeige im Shop und, falls angebunden, auf dem Marktplatz. Geprüft und verkaufbar darf sichtbar sein. Gesperrte Ware darf es nicht.

Wiederhole die Kontrolle bei der nächsten Synchronisation. Ein Abgleich, der den gesamten physikalischen Bestand überträgt und den Sperrbestand nicht abzieht, macht die saubere Buchung im Shop wieder zunichte.

Wenn derselbe Artikel auch über Shopify verkauft wird, gilt dieselbe Regel wie bei jeder anderen Bestandsführung. Die Wawi bleibt die Quelle. Der Shop zeigt nur die Menge, die dort als verfügbar freigegeben ist.