LINSOR · KI-Assistentin für den JTL-Kundenservice
Rund 170 Stunden im Jahr weniger Routine im Kundenservice
Rechnung fehlt, Adresse falsch, Retoure gewünscht. Für LINSOR hat StoreSchmide die KI-Assistentin Marie Schuster entwickelt. Auf Anweisung des Teams prüft sie Vorgänge, führt freigegebene Aktionen im JTL-ERP aus und legt Kundenantworten als Entwurf ab. Die Rechnung aus Fallvolumen und Bearbeitungszeiten ergibt rund 14 Stunden Entlastung im Monat, hochgerechnet etwa 170 Stunden im Jahr.
Kennzahlen
Wie Marie den Kundenservice entlastet
- rechnerisch weniger Handarbeit pro Monat
- 14 h
- angenommene Bearbeitungszeit je unterstütztem Fall statt bisher 8 Minuten
- 2 Minuten
- der Kundenfälle bis zum fertigen Antwortentwurf abgedeckt
- 75 %
- auf ein Jahr hochgerechnete Zeitersparnis
- 170 h
- Branche
- Saatgut, Erde und Landschildkrötenbedarf
- Marktposition
- Branchenführer für Landschildkrötenbedarf
- Systeme
- JTL‑ERP, JTL‑Worker, Missive, Slack und Microsoft Teams
- Leistungen
- KI-Entwicklung, Systemintegration und Betreuung
Live
Ein Auftrag im Chat. Vorgang und Antwort vorbereitet
Das Team spricht Marie in Slack oder Microsoft Teams an. Sie sucht den passenden Vorgang, führt die erlaubte Aktion aus und bereitet die Antwort im gemeinsamen Postfach vor. Das Team kann den Entwurf prüfen und selbst versenden oder Marie ausdrücklich mit dem Versand beauftragen.
Marie Schuster
AppMarie Schuster
ChatDateienGenauso in Microsoft Teams
Technik
Eine eigene KI-Entwicklung für die vorhandenen Systeme
Marie Schuster wurde von StoreSchmide entwickelt und in LINSORs Arbeitsumgebung integriert. Postfach, ERP, Dokumentenversand und Teamchat bleiben die zentralen Werkzeuge.
- Marie Schustereigene KI-Entwicklung
- JTL-ERPWarenwirtschaft
- JTL-WorkerPDF-Versand
- MissiveTeam-Postfach
- Slack und Microsoft TeamsChat
- Audit-ProtokollSchreibaktionen
Befund
Für jede Rückfrage wieder dieselben Schritte
Ausgangslage
Rund 187 Kundenfälle im Monat bedeuteten immer wieder dieselbe Abfolge. Mail öffnen, Auftrag im ERP suchen, Belege prüfen, Aktion ausführen und Antwort schreiben. Dazu gehörten Rechnungsfragen, Lieferstatus, Adressänderungen, Stornos und Retouren. Für die Aufwandsrechnung wurden im Schnitt acht Minuten je Fall angesetzt.
Unsere Lösung
Bei den unterstützten Fällen übernimmt Marie die Suche und Bearbeitung im ERP und bereitet die Antwort vor. Das Team liest und prüft den Entwurf. Dafür werden etwa zwei Minuten angesetzt. Fälle außerhalb ihrer Befugnisse bleiben vollständig beim Team.
Eigene Entwicklung
Eine KI-Assistentin für LINSORs tatsächliche Abläufe
Marie ist eine individuelle Entwicklung von StoreSchmide. Ihre Werkzeuge passen zu den Aufgaben im LINSOR-Kundenservice und verbinden die Systeme, in denen das Team bereits arbeitet.
Direkt mit den bestehenden Systemen verbunden.
Marie greift auf JTL-ERP, JTL-Worker und das gemeinsame Postfach zu. Für die Bearbeitung prüft sie den aktuellen Vorgang.
Im gewohnten Teamchat erreichbar.
Einzelchat und Gruppenchat in Slack oder Microsoft Teams reichen aus, um einen Fall anzustoßen.
Mit berechnetem Nutzen.
Wir stellen die laufenden Kosten der erwarteten Zeitersparnis gegenüber. Bei LINSOR ergibt die konservative Rechnung rund 14 Stunden Entlastung pro Monat.
Im Ton von LINSOR.
Korrekturen des Teams fließen in Tonalität und dauerhafte Arbeitsregeln ein. Die technisch festgelegten Zugriffsgrenzen bleiben davon unberührt.
Verbindungen
Postfach, JTL-ERP und Worker im selben Ablauf
Marie liest die relevante Unterhaltung im gemeinsamen Postfach, prüft den Vorgang im JTL-ERP und nutzt die für die jeweilige Aufgabe freigegebenen Funktionen. Rechnungen und Angebote versendet der JTL-Worker als PDF. Bankzugriff und Shop-Kontoverwaltung gehören nicht zu ihren Befugnissen. Aufgaben außerhalb ihres Zugriffs gibt sie an das Team zurück.
- Slack
- Teams
- Postfach
- JTL-ERP
- JTL-Worker
Auszahlung, Label, Shop-Konto bleiben beim Team
Fälle
Die häufigsten Kundenfragen bis zum Entwurf bearbeiten
Für wiederkehrende Vorgänge stehen festgelegte Werkzeuge bereit. Marie prüft zuerst den vollständigen Vorgang im ERP. Eine Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Retourennummer oder Sendungsnummer kann dafür den Einstieg liefern.
- Wo bleibt die Ware?Sendungsnummer oder voraussichtlichen Liefertermin ermitteln, ohne etwas zu buchen.
- Die Rechnung fehlt.Eine vorhandene Rechnung über den JTL-Worker erneut versenden oder sie auf Basis des Lieferscheins anlegen.
- Die Adresse stimmt nicht.Lieferadresse nur vor Erstellung eines Lieferscheins ändern, Rechnungsadresse nur vor Erstellung einer Rechnung.
- Menge, Preis oder Position ändern.Die Änderung nur durchführen, solange weder Lieferung noch Berechnung oder Pickvorgang entgegenstehen.
- Bitte stornieren.Vor dem Versand im ERP stornieren. Nach dem Versand ist der Retourenprozess erforderlich.
- Ware kommt zurück.Retoure einschließlich der zugehörigen Rechnungskorrektur anlegen.
- Ein Angebot erstellen.Kunden suchen oder anlegen, Angebot im ERP erstellen und PDF über den JTL-Worker versenden.
Bleibt beim Team: Auszahlungen, Retourenlabel, Rechnungsstorno und Shop-Konten.
Postfach
Die Kundenantwort liegt bereit. Der Vorgang bleibt nachvollziehbar
Marie legt ihre Antwort als Entwurf unter ihrem Namen ab. Die Angaben stammen aus dem geprüften ERP-Vorgang. Eine interne Notiz dokumentiert die ausgeführte Aktion einschließlich der zugehörigen Nummern. Versendet wird der Entwurf durch das Team oder auf dessen ausdrückliche Anweisung.
Rechnung zu Bestellung 24817 fehlt
RechnungSabine Hoffmann · 08:57
Guten Morgen, ich habe zu meiner Bestellung leider keine Rechnung bekommen. Können Sie mir die bitte noch einmal schicken?
Marie Schuster · intern · 09:12
Die Rechnung RE-2026-11384 zu Auftrag 24817 lag bereits vor. Sie wurde über den JTL-Worker erneut an die hinterlegte Adresse versendet. Keine neue Buchung.
Marie Schuster an Sabine Hoffmann
EntwurfGuten Tag Frau Hoffmann,
wir haben Ihnen die Rechnung zu Ihrer Bestellung 24817 mit der Schildkröten-Futterwiese, 500 g noch einmal per Mail geschickt.
Viele Grüße, Marie Schuster · LINSOR
Warum so gebaut
Aufgaben abgeben und die Kontrolle behalten
Zugriff für das eigene Team.
Die Teams-App ist im Admin Center zugewiesen. In Slack ist Marie an LINSORs Workspace gebunden.
Jeder Fall beginnt mit einem Auftrag.
Marie wird vom Team angesprochen. Bei unklaren Anweisungen fragt sie nach.
Schreibzugriff gezielt freigeben.
Im Prüfmodus zeigt Marie die geplante Aktion. Erst mit aktivem Schreibschalter kann sie auf Anweisung Änderungen durchführen.
Aktionen dokumentieren.
Marie hat einen eigenen ERP-Benutzer. Schreibaktionen und abgelehnte Versuche werden protokolliert. Schutzmechanismen verhindern doppelte Buchungen.
Befugnisse technisch begrenzen.
Auszahlungen, Retourenlabel, Rechnungsstornos, Shop-Konten und das Löschen von Belegen sind nicht freigegeben.
Zugriff auf festgelegte Funktionen.
Marie hat keinen Shellzugriff und keinen allgemeinen Dateizugriff. ERP-Änderungen laufen über die für den jeweiligen Fall vorgesehenen Prozeduren und Tabellen.
Ergebnis
So berechnen sich rund 14 Stunden Entlastung im Monat
Die Grundlage sind 560 Kundenkonversationen in drei Monaten, also rund 187 Fälle pro Monat. Die Zeitansätze berücksichtigen die verschiedenen Fallarten. Eine Rechnung erneut zu versenden wurde mit sechs Minuten angesetzt, eine Adressänderung mit zehn und eine Retoure mit Rechnungskorrektur mit achtzehn Minuten. Über die Verteilung der Fälle ergibt sich ein Durchschnitt von acht Minuten.
Ohne Marie rund 25 Stunden.
187 Fälle mit durchschnittlich acht Minuten Bearbeitungszeit.
25 hMit Marie rund 11 Stunden.
Rund 140 unterstützte Fälle mit je zwei Minuten sowie 47 Fälle mit der bisherigen Bearbeitungszeit beim Team.
11 h
Die Differenz beträgt rechnerisch rund 14 Stunden im Monat. Auf zwölf Monate hochgerechnet sind das etwa 170 Stunden. Die Berechnung beschreibt das Potenzial bei diesem Fallvolumen und diesen Zeitansätzen.
14 h
Grundlage sind 560 Kundenkonversationen im LINSOR-Postfach über drei Monate. Die Bearbeitungszeiten je Fallart sind angesetzte Vergleichswerte, keine durchgehende Zeitmessung. Rund 75 Prozent der Fälle werden als unterstützt gerechnet. Auszahlungen, Retourenlabel, Rechnungsstornos und Shop-Konten bleiben beim Team und tragen nicht zur berechneten Ersparnis bei. Stand Oktober 2026.
